Cómo configurar y usar tu CRM

El CRM de Visito convierte conversaciones de venta en oportunidades que tu equipo puede revisar en un solo lugar. Tú defines qué se considera un lead, cómo se clasifican las oportunidades y qué datos se deben capturar.

​

Empieza por la configuración

Abre CRM → Leads en la barra lateral para configurar el embudo y administrar oportunidades. CRM → Seguimientos está disponible aunque todavía no hayas publicado el embudo. Puedes empezar con seguimientos y publicar tus etapas de venta después. Elige cómo empezar:

• Por mi cuenta comienza con etapas y campos editables.
• Con ayuda de la IA propone una configuración a partir de la información disponible del negocio y conversaciones recientes. Revisa la propuesta antes de publicarla; es un punto de partida, no una activación automática. Si falta información, agrega contexto del negocio o usa la configuración manual.

​

Define qué es un lead

En ¿Qué se considera un lead?, describe la intención de compra y las exclusiones con lenguaje sencillo. Especifica qué vende tu negocio y cómo distinguir ventas de soporte. Por ejemplo:

Una persona que considera una nueva estancia en Hotel Aurora: pregunta por disponibilidad, opciones de habitaciones o tarifas. Excluir soporte sobre una reserva existente, salvo que exprese interés en otra estancia.

​

Configura etapas y permisos de seguimiento

Abre una etapa para editar su nombre y la regla que indica a la IA cuándo ubicar un lead ahí. La configuración inicial incluye Nuevo, Calificado, Ganado y Perdido. Adapta las reglas a tu proceso de venta, con evidencia clara para cada resultado. En cada etapa abierta, decide si activas Permitir seguimientos. Esto permite que Visito considere un seguimiento; no garantiza que todos los leads reciban uno. La conversación debe cumplir los criterios y el modo de seguimiento del negocio debe permitirlo. Las oportunidades cerradas no reciben nuevos seguimientos de venta. Registrar una oportunidad ganada en el CRM no crea una reserva, cobra un pago ni modifica un sistema conectado.

​

Elige los datos a capturar

En Datos a extraer, selecciona campos útiles o agrega uno personalizado. Puedes incluir interés, necesidades, presupuesto, ubicación, plazo, correo, teléfono, empresa e idioma preferido. Usa nombres e instrucciones de extracción claros. Visito captura información de la evidencia disponible en la conversación; agregar un campo no es una instrucción para preguntárselo a todos los clientes. Un valor puede quedar vacío hasta que exista información suficiente. En Hotel Aurora, Interesado en describe el motivo de la estancia y Necesidades registra requisitos como dos habitaciones cercanas.

​

Guarda y publica

1. Selecciona Guardar borrador para conservar tu trabajo sin activarlo.
2. Revisa la definición de lead, las reglas, los permisos de seguimiento y los campos.
3. Selecciona Empezar a capturar leads para publicar la configuración inicial.

La publicación activa la captura de oportunidades para las conversaciones que cumplan tu definición de lead. No importa el historial completo al tablero. También se revisan en segundo plano las conversaciones con seguimientos sugeridos o automáticos pendientes; esa revisión puede usar contexto reciente anterior a la publicación y crear una oportunidad si cumple la definición publicada. Después de publicar, usa Configurar para hacer cambios y publicarlos cuando estén listos. Guardar un borrador mantiene la configuración publicada anterior. Al publicar por primera vez o cambiar un embudo publicado, los seguimientos pendientes se revisan antes de permitir su envío. Los que siguen siendo válidos conservan su texto, incluidas las ediciones del operador, y no se adelanta su fecha. Los que dejan de corresponder se omiten y los vencidos expiran. No se reactivan mensajes cancelados, descartados o enviados.

​

Trabaja con tus leads

Abre CRM → Leads. Usa Tablero para ver oportunidades por etapa o Tabla para una lista compacta. El tablero agrupa los resultados ganados y perdidos en Cerrados, y cada tarjeta conserva su etiqueta de resultado. Las tarjetas muestran el contacto, un resumen, datos capturados y el estado del seguimiento cuando está disponible. Usa Actualizar para reflejar la actividad reciente. Abre una oportunidad para revisar sus detalles e historial. Puedes corregir datos capturados y moverla a la etapa adecuada. Las correcciones manuales tienen prioridad sobre las actualizaciones automáticas. Usa el control de movimiento de la tarjeta para cambiar una etapa abierta o cerrar una oportunidad con el resultado correcto. Revisa la conversación antes de corregirla. Editar el registro del CRM no envía un mensaje al cliente.

​

Conecta el CRM con los seguimientos

Abre CRM → Seguimientos y elige Apagado, Borrador o Auto. Empieza con Borrador si tu equipo quiere revisar los mensajes sugeridos antes de enviarlos. Sin embudo publicado, los seguimientos se evalúan a partir de la conversación. Con un embudo publicado y activo, también deben cumplir la definición de lead y pertenecer a una oportunidad abierta en una etapa que permita seguimientos. En ambos casos, se aplican el modo elegido, las exclusiones y las restricciones del canal. Auto también comprueba que el canal de destino esté activo y que las respuestas de IA estén habilitadas. Consulta cómo administrar seguimientos para revisar mensajes, historial y créditos, y Ajustes de seguimiento para configurar el nivel, las instrucciones del mensaje y el horario sin seguimientos.

​

Si falta algo