Usar Google Sheets con tu agente de IA

Las acciones de Google Sheets permiten consultar información actual y, cuando lo autorizas, agregar o actualizar filas durante una conversación. Administra la cuenta de Google en Conexiones → Integraciones y el comportamiento de las hojas en Configuración → Acciones. Para ver el proceso completo con dos pestañas, permisos, una conversación y registros de ejecución, sigue Reservar citas de barbería con Google Sheets.

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Decide qué puede hacer el agente

Cada configuración nueva selecciona una pestaña. Los permisos de sus columnas generan las operaciones disponibles automáticamente; no necesitas definir otra lista de parámetros de herramienta. Son permisos independientes. Una columna puede permitir escritura sin permitir lectura. Usar un identificador para encontrar una fila no autoriza a mostrarlo en la respuesta. Mantén los datos personales sin permiso de lectura salvo que el caso lo requiera.

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Prepara la hoja

• Usa una tabla por pestaña, con encabezados únicos y no vacíos en la fila 1 para acciones nuevas.
• Mantén la tabla configurada dentro de 30 columnas y 1.000 filas de datos. Cada consulta devuelve hasta 20 filas: haz preguntas concretas en lugar de tratar la acción como una exportación completa.
• Usa tipos consistentes: fechas como 2026-10-02, enteros para capacidad y texto para identificadores u horas como 10:00.
• Define un ID estable antes de habilitar escrituras. El número de fila no es un identificador de negocio: las filas se pueden mover.
• Conserva las fórmulas en columnas generadas por la hoja. Visito protege las fórmulas y no las copia automáticamente a las filas que agrega.
• Para escrituras, prepara otro archivo de Google Sheets para pruebas con los mismos encabezados seleccionados, tipos y datos relevantes. Otra pestaña del mismo archivo no cuenta como hoja de pruebas independiente.

Después de configurar una acción, revisa sus ajustes antes de cambiar encabezados, eliminar pestañas o mover columnas. Renombrar una pestaña no es lo mismo que eliminarla y volverla a crear: la nueva pestaña tendrá otro ID de Google.

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Conecta Google una sola vez

Ve a Conexiones → Integraciones → Agregar integración → Google Sheets y completa la conexión de Google. Elige una cuenta con acceso a los archivos. Puedes darle un nombre reconocible y reutilizarla en varias acciones. Conectar la cuenta no configura el comportamiento de las hojas. Vuelve a Acciones para elegir archivo, pestaña y permisos. Pausar o desconectar una conexión afecta a todas sus acciones; usa el estado individual de una acción si solo quieres desactivar una.

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Crea una acción

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1. Elige conexión, archivo, pestaña y columnas

Abre Configuración → Acciones y selecciona la tarjeta Google Sheets. Elige la conexión y pulsa Elegir hoja de cálculo (Choose spreadsheet en las capturas). Google Picker muestra los archivos accesibles. Busca tu hoja, selecciónala y elige la pestaña en el editor de la acción. Si cancelas Picker, no se selecciona un destino nuevo. Selecciona las columnas necesarias. La vista previa muestra muestras independientes por columna, no necesariamente filas completas relacionadas entre sí. Comprueba las relaciones entre filas en la hoja real. Los indicadores de fórmula identifican los valores generados por la hoja. Pulsa Continuar · 1/3 después de revisar destino y columnas. Si cambias conexión, archivo o pestaña, vuelve a revisar los ajustes dependientes antes de guardar.

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2. Configura permisos y tipos

Activa Leer, Actualizar o Crear filas para cada columna seleccionada. Deja desactivados los permisos innecesarios. Revisa los tipos sugeridos: una hoja vacía o una muestra con valores mezclados puede necesitar correcciones. Los tipos incluyen Texto, Correo, Teléfono, Fecha, Número, Entero, Sí/No y Opciones. En Opciones, escribe un valor permitido por línea. Mantén el valor exacto de forma consistente: Confirmada y Confirmed son opciones diferentes. Las columnas con fórmulas son de solo lectura. La hoja debe generar sus valores. Pulsa Continuar · 2/3 cuando los permisos y tipos correspondan al caso de uso.

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3. Explica el propósito y completa las reglas

Usa Nombre de la acción para identificarla fácilmente. En ¿Cuándo y cómo debe usarla el agente?, explica qué representa una fila, cuándo llamar a la acción, de dónde vienen los valores, qué requiere confirmación del cliente y cómo actuar si faltan datos o falla la operación. Para acciones de escritura, configura además:

• Evitar filas duplicadas: elige Usar columnas existentes juntas y selecciona de 1 a 5 columnas permanentes cuyos valores sean únicos en conjunto. Por ejemplo, Date + Time identifica una cita sin una columna adicional de ID. No pueden actualizarse; deben permitir Crear y ser obligatorias al crear filas.
• Configuraciones existentes con ID: Usar una columna de ID conserva una clave proporcionada o un ID de texto generado por Visito. Las acciones existentes mantienen su comportamiento; no se convierten automáticamente. No se admiten IDs generados por la hoja.
• Obligatorio para filas nuevas: marca los valores necesarios para crear un registro válido. Obligatorio no significa preguntar todo al cliente: algunos valores vienen de una consulta anterior o de una opción fija permitida.
• Hoja de pruebas: otro archivo y su pestaña correspondiente.
• Negocios: selecciona Todos los negocios solo si la acción corresponde a toda la cuenta; de lo contrario, elige los negocios previstos.

Para actualizar, selecciona columnas identificadoras que localicen una fila existente. Si no hay coincidencias, se devuelve not_found; si hay varias, ambiguous_match, sin escribir. El agente debe aclarar la selección, no actualizar todas las coincidencias. Los valores omitidos permanecen intactos. Identificar una fila autoriza la búsqueda, no la divulgación de columnas ocultas. Las configuraciones nuevas no limitan las actualizaciones a filas creadas en esa misma conversación. Guarda la acción y revisa su modo en la lista. No asumas que guardar equivale a habilitarla en conversaciones con clientes.

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Activación y pruebas

Prueba las escrituras nuevas antes de activarlas para clientes. Usa datos ficticios e inspecciona la respuesta y la hoja. Guardar correctamente o verificar la conexión no equivale a completar una prueba de reserva.

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Verifica lo que ocurrió

Abre Acciones → Historial, elige entorno y acción y abre una ejecución. Revisa Parámetros, Respuesta, resultado, fechas y duración. Detalles técnicos incluye, cuando corresponde, identificadores de acción, versión, operación y ejecución. Usa Abrir conversación para ver la solicitud y la respuesta que se apoyó en ella. En la conversación, expande el comprobante de la acción junto a la respuesta. Para una escritura, busca Cambios en la hoja verificados. Esto verifica un cambio en la hoja, no un pago ni una reserva en otro sistema. En el ejemplo de citas, la fila es el registro de la cita por diseño. Una escritura unverified es incierta. Revisa la ejecución y la hoja antes de actuar; no la reenvíes automáticamente. Una respuesta fallida no demuestra que Google no haya recibido el cambio.

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Solución de problemas y mantenimiento

Mantén alineadas las estructuras principal y de pruebas al agregar columnas. Revisa permisos antes de habilitar datos nuevos. Cancelar el editor deja intacta la configuración guardada. Eliminar una configuración retira su disponibilidad futura, pero conserva el historial retenido; no elimina filas del archivo. La eliminación de fuentes de lectura antiguas y los controles de acciones heredadas conservan sus comportamientos existentes.